Los programas de ayudas se convocan anualmente. En cada convocatoria se fija un plazo para formalizar las solicitudes, mediante la presentación de los impresos y de la documentación necesaria para la evaluación de las propuestas. Se resuelven en régimen de concurrencia entre todas las presentadas, valorándose fundamentalmente aspectos tales como la madurez y definición del proyecto, el carácter innovador del mismo y su impacto en la empresa, ente otros. La correspondiente resolución se comunica al solicitante que dispondrá de un plazo, establecido en la notificación, para justificar los gastos realizados y solicitar el pago de la ayuda.

Los gastos apoyables suelen ser de fecha posterior a la solicitud de la ayuda y la definición de los mismos, en cada programa, puede ser diferente según los costes que son aceptables en el régimen de ayudas que regula los fondos que se distribuyen.